Come fare le riunioni con i venditori

Molto spesso le riunioni sono viste dai venditori (e di riflesso anche dai direttori vendite) come delle attività quasi superflue, come se rappresentassero delle pause coercitive: da alcuni quindi gradite per il “relax da ufficio” che tutto sommato regalano; da altri invece vissute solo come un tortura rispetto al benessere che si prova a star fuori all’aria aperta, oppure con i clienti, a fare qualcosa di “realmente produttivo”.

Questo è il caro prezzo da pagare da parte di chi deve tenere delle riunioni, senza soffermarsi sufficientemente su tutti gli strumenti in grado di trasformarle in opportunità di partecipazione, di reale produttività e di ricarica mentale. Per raggiungere questo scopo, ogni incontro dovrebbe basarsi su una struttura ben delineata e mai lasciata al caso, del tipo: “Incontriamoci e poi vediamo cosa succede: qualcosa ne verrà fuori”.

Dovrà, inoltre, essere comprensiva di almeno cinque ingredienti fondamentali.

1. Come primo elemento, l’incontro dovrebbe avere un  avvio caratterizzato da grande partecipazione: non dovrebbe cioè cominciare con il sermone di chi gestisce il meeting (della durata ottimistica di 1 ora e 30 minuti circa), ma, al contrario, dovrebbe iniziare dando la parola ai veri protagonisti, cioè i venditori (o ai partecipanti in senso ampio, nel caso in cui non si trattasse semplicemente di una riunione commerciale). Se si vuole comprendere quanto le proprie riunioni siano realmente efficaci, una delle azioni semplicissime che si può attuare è quella di cronometrare quanto hai tenuto tu la parola durante il meeting e quanto invece hanno parlato le altre persone.

Se il rapporto è 99% tu e 1% i presenti (dove nell’1% sono comprese solo le risposte affermative alle domande retoriche, tipo: “Siete d’accordo che dobbiamo vendere di più?”, oppure: “Dobbiamo smetterla di fare tutti questi sconti ai clienti, giusto?”), beh, ti consiglio di metterti in allarme: probabilmente i tuoi venditori sono letteralmente sull’orlo di una depressione!

Se il rapporto invece è 80% – 20%, al tuo posto mi metterei comunque in allarme, perché con ogni probabilità i tuoi venditori sono solo… sull’orlo di una crisi di nervi. Se invece il rapporto è di  60%-40% circa, ce la puoi fare a farli diventare dei venditori felici e produttivi, visto che la giusta proporzione è l’esatto contrario. Chi prende parte all’incontro dovrebbe parlare per il 60% del tempo, mentre chi la “gestisce” solo per il 40%.

2. Come poter cominciare una riunione facendo in modo che siano i venditori a prendere la parola (e magari non per lamentarsi dei prezzi troppo alti, della crisi, dei concorrenti, della scarsa pubblicità, ecc ecc)? Le modalità possono essere diverse:

A. Si può istituire formalmente un inizio in cui ciascuno di loro racconti e condivida con tutti un bel risultato ottenuto nella settimana appena trascorsa (oppure negli ultimi 15 giorni, a seconda della scadenza con cui le riunioni vengono tenute). Se la rete commerciale è costituita da numerosi venditori, questo momento può comunque rimanere inalterato. Per evitare però che da solo porti via la metà del tempo a disposizione, è sufficiente guidare questo punto citando il nome di uno o due venditori che secondo la nostra valutazione dovrebbero parlare agli altri per condividere un bel traguardo raggiunto, oppure una problematica risolta in modo egregio, oppure un’idea trasformata in azione vincente…

B. Altra modalità potrebbe essere quella di individuare volta per volta un tema rispetto al quale ciascun venditore ha il compito di portare idee, proposte, invenzioni. Ad esempio, uno dei temi potrebbe essere “come fare più clienti nuovi?”. La volta successiva tutti dovranno arrivare in riunione preparati sulle possibili attività che loro stessi (o con l’aiuto dell’azienda) possono fare nel settore. Iniziare in questo modo fa sentire le persone realmente importanti per quel tipo di incontro li fa sentire partecipi di fatto, coinvolti e protagonisti come soggetti  attivi e non solo come spettatori. E questo ha un grandissimo risvolto, anche dal punto di vista della responsabilità individuale, poiché è risaputo che ciascuno di noi è disposto ad eseguire solo le decisioni che ha contribuito in qualche modo a prendere.

3. La seconda parte della riunione, invece, deve avere un’impostazione prettamente formativa: questo è il momento dedicato al responsabile, cioè l’unica parte dell’incontro in cui chi gestisce l’incontro può prendere totalmente la parola e dedicarsi a un argomento relativo all’attività aziendale, ai propri prodotti, alle tecniche di vendita, e così via (argomenti nei quali si valuta che i propri venditori necessitino di un supporto informativo). L’importante è che, anche in questo caso, il tutto avvenga in maniera coinvolgente: bisogna quindi fare in modo che costantemente le persone ci diano risposte, che ci facciano comprendere che il loro ascolto è alto, che la loro comprensione è elevata e che non hanno innescato “il pilota automatico”, cioè facendo cenni di assenso con la testa ma navigando, in realtà, con la mente verso mete a noi  ignote.

4. L’ideale sarebbe poi terminare con la visione delle statistiche e dei numeri. L’errore più comune che si fa in questo caso è mostrare i numeri di vendita in termini di rimprovero o di demotivazione: del tipo “guardate come siamo messi male. Se continuiamo così chiudiamo”. Fermo restando che bisogna sempre dire la cruda verità ai propri uomini, è indubbio che ricordare i risultati negativi delle performance aziendali o personali per il puro gusto di sottolinearlo (senza magari dare contemporaneamente delle soluzioni che partano innanzitutto dalle proprie diverse azioni che verranno messe in campo dal giorno dopo come responsabile), ha un effetto assolutamente controproducente. Ed ecco il motivo per cui troppi venditori cercano di evitare le riunioni come una malattia incurabile; ed ecco perché molti responsabili di conseguenza cominciano a convincersi che farle è inutile.

Altro discorso è invece analizzare i numeri in maniera “più analitica”, non limitandosi ad analizzare le statistiche del venduto, ma mettendole a confronto con quelle dei mesi precedenti (o anche con le statistiche degli stessi mesi degli anni precedenti) per comprendere insieme cosa è avvenuto di diverso, cosa si è bloccato, quali azioni vincenti si sono disperse. Oppure mettendole a confronto con eventuali indici che ci aiutino a rilevare anche la qualità dell’operato  oltre che la pura e semplice quantità (esempio incassi, insoluti, riordini, lamentele dei clienti) E anche qui la nostra bravura di coordinatori dovrebbe essere quella di sollecitare diversi interventi, inducendo le persone a prospettare delle interpretazioni e delle soluzioni.

5. Infine, strettamente collegato al discorso delle statistiche e dei numeri, dovrebbe essere sempre presente all’interno di ogni rete commerciale un gioco che metta simpaticamente in una corretta e sana competizione i venditori: ricordiamoci che anche solo per una apparente banale “medaglia al valore”, ciascuno di noi sarebbe pronto a battersi fin dove neanche riusciamo ad immaginare.

Applicando questi primi cinque punti assisteremo realmente ad una trasformazione delle riunioni in un momento atteso con ansia dai venditori, perché realmente utili per la loro attività e per la loro dose di ricarica e di crescita professionale.