Delega: come pianificare il lavoro dei collaboratori

Due degli strumenti strumenti più potenti che un imprenditore ha per coinvolgere i propri collaboratori sono senza dubbio le riunioni motivanti (puoi leggere qui un articolo dedicato alle riunioni con i venditori, ma i concetti vanno bene anche per le riunioni in generale) e gli incontri individuali.

Gli incontri con le singole persone servono soprattutto per pianificare il lavoro e le priorità, ma anche per dimostrare che nei loro confronti c’è un interesse che va oltre il mero aspetto organizzativo. Si parte dai responsabili intermedi, che in linea di massima dovrebbero essere: quello amministrativo, quello della produzione (o della logistica se l’azienda non produce in senso stretto) e quello commerciale. In alcune realtà potremmo avere anche un responsabile del personale, dell’ufficio tecnico o del marketing. Ricordiamo la regola aurea per cui Il titolare (o ciascun socio) può occuparsi in prima persona solo di uno di questi settori. Diversamente si ritroverà ben presto oberato da cose pratiche da sbrigare e smetterà di fare il suo vero lavoro, ovvero l’imprenditore.

Fissa quindi in agenda, possibilmente prima della riunione del lunedì, un incontro con ciascuno dei responsabili. In questo incontro chiederai alla persona di portarti la pianificazione della sua settimana. E’ vero che non tutto si può pianificare o prevedere, ma è anche vero che spesso questa diventa una scusa per non farlo per niente.

Comincia tu stesso a fare un programma scritto della settimana, e poi pian piano abitua i tuoi collaboratori a consegnarti il loro. Durante l’incontro verifica le varie attività programmate e discuti le eventuali modifiche da fare, se davvero sono indispensabili. L’importante è che identifichi con loro quali sono i risultati che dovranno ottenere ed entro che data prevedono di farlo. Ovvero cosa faranno ed entro quando  lo faranno.

Pianificare ti servirà durante la settimana per verificare che effettivamente la persona stia seguendo la programmazione stabilita. Infatti una copia della pianificazione fatta con ciascun responsabile la terrai tu e la sera andrai a farti un giro per i vari uffici per valutare come stanno procedendo le cose. Qui il segreto consiste nel verificare prima che la scadenza sia arrivata. Cosa succede infatti quando, alla data prevista per la consegna di un lavoro, ti accorgi che la persona non ha fatto ciò che doveva? Ti arrabbi! E per recuperare svolgi in prima persona quel lavoro (la famosa trappola del: “Faccio io che faccio prima”).

Verificando invece a metà lavoro sei ancora in grado di far gestire la cosa a chi davvero se ne deve occupare, nel caso non l’abbia ancora iniziata, oppure ad assegnarla a qualcun altro. Se durante queste verifiche intermedie invece ti rendi conto che la persona sta procedendo bene, quello è il momento giusto per fargli un meritato e sincero apprezzamento.

La frequenza di tale verifiche in realtà dovrebbe variare a seconda delle persone a cui assegniamo un compito. Le persone più affidabili e brave necessitano di meno controllo (anzi, se gli stai troppo col fiato sul collo potrebbero spazientirsi!). Basterà verificare un po’ prima del tempo e poi a lavoro fatto. Man mano che l’affidabilità o l’impegno della persona diminuisce bisognerebbe aumentare l’intensità di tali controlli. Un lavativo, ad esempio, andrebbe seguito con un pressing continuo, lusso che un responsabile o un dirigente raramente si può permettere. Ecco perché avere persone poco contributive è un rischio: perché richiedono tante energie per poter ottenere quegli stessi risultati che una persona positiva ottiene con una gestione soft.