Il pannello di controllo di una PMI

Il titolare di una PMI deve essere abile nel “prevedere” il futuro a breve/medio termine, pianificando tutto lo sforzo dell’azienda (Commerciale, Produttivo e Amministrativo) con un margine di almeno 6 mesi e aggiornando le previsioni costantemente (almeno ogni mese).

Per fare questo serve un Pannello di Controllo Strategico che è la pianificazione finanziaria di tutta l’azienda che comprenda 3 aree:

– l’andamento del flusso di cassa

– una previsione dell’andamento del magazzino in base alla previsione delle vendite

– una previsione della redditività dell’azienda

Con questo possiamo decidere come, quanto e in quale area dell’azienda investire oppure ottimizzare. A questo dobbiamo aggiungere degli strumenti di approfondimento per ogni area.

Per il Commerciale dobbiamo poter conoscere in modo immediato il livello di vendite sia per agente che per cliente (in ordine discendente, ossia dal migliore al peggiore). Meglio ancora se è possibile analizzare sia i valori complessivi di vendite che i prodotti o famiglie di prodotti acquistati. Sempre nel monitoraggio dell’area commerciale è bene conoscere quanti clienti nuovi sono stati acquisiti e quanti non comprano più.

Indici rapidi per monitorare l’efficacia degli agenti sono:

– rapporto il numero di visite effettuate rispetto al numero e valore degli ordini acquisiti

– percentuale insoluti rispetto al fatturato generato

Tutti questi dati sono fondamentali anche per il lavoro dell’area produzione, magazzino e spedizioni.

In aggiunta, per una corretta gestione degli approvvigionamenti, il responsabile di produzione deve creare un indice di rotazione dei prodotti che metta in relazione i prodotti in stock e i tempi previsti di smaltimento (per ridurre gli impegni finanziari di magazzino al minimo) e il tempo in cui normalmente un prodotto viene venduto (è chiaro che la perfezione sarebbe un tempo uguale a zero, ossia il prodotto che esce dal magazzino il giorno stesso in cui è entrato).

Questi sono alcuni degli strumenti fondamentali per effettuare una “presa di decisione” rapida ed efficace, aspetto fondamentale vista la velocità con cui si fa business oggi.

Per non “affogare” in questo mare di dati la soluzione ideale è dotarsi di uno strumento informatico adeguato. Sono disponibili sul mercato dei prodotti molto validi, di solito “integrabili/compatibili” con quasi tutti i tipi di gestionali più comunemente utilizzati. L’importante è che siano facilmente consultabili, che siano aggiornati costantemente e che le interrogazioni più frequenti siano già automatizzate, in modo che si possano avere, in tempo reale, le informazioni sulle quali decidere il futuro della’azienda.