Come si fa un Organigramma funzionale

Partiamo innanzitutto dal comprendere meglio cos’è realmente un organigramma. E per farlo dobbiamo prima dire cosa non è.

Un organigramma non è un foglio con delle caselline e dei nomi dentro. Un organigramma non è una cosa da fare per l’ISO e da tenere poi dentro al cassetto. Un organigramma non è una cosa statica.

Un organigramma in realtà è uno schema di accordi tra le persone che lavorano in azienda. Per questo motivo non può essere fatto in autonomia dal titolare o, peggio, da un consulente che si limita a suddividere flussi e mansioni senza aver prima incontrato nessuno. Deve essere fatto coinvolgendo prima i responsabili intermedi, e comprendendo come davvero potrebbe esserci un accordo sia verticale che orizzontale sui risultati da ottenere.

Tali risultati devono essere definiti prima per reparto e poi (se la PMI non è troppo grande) anche per ciascuna persona. I risultati che ciascun reparto deve ottenere vanno scritti all’interno dell’organigramma, insieme ai nomi e ai ruoli ricoperti. Questo permetterà a tutti, in ogni momento, di verificare se gli accordi presi vengono realmente rispettati da tutti.

Per fare un esempio: il settore commerciale potrebbe avere come risultato da ottenere “clienti fidelizzati e clienti nuovi che acquistano regolarmente portano utili all’azienda”. E’ ovvio che secondo questo risultato vendere sotto costo sarebbe una contraddizione. Così come lo sarebbe concentrarsi solo sulla clientela esistente. O no contattare i vecchi clienti. In poche parole all’interno del risultato dovrebbero essere comprese tutte quelle azioni e quei valori fondamentali che poi creano chiarezza ed efficienza tra le persone.

La somma di tutti i risultati dei vari settori dovrebbe portare al risultato finale dell’azienda, che spesso si traduce nella Mission Aziendale (qualcuno lo chiama anche Scopo, ma parliamo della stessa cosa). Tale Mission Aziendale andrà anch’essa scritta sull’organigramma, assieme ai principali Valori Aziendali (non più di quattro e anche questi concordati almeno con la prima linea di responsabili). La Mission dovrà essere “vera”, ovvero conosciuta, sentita, vissuta da tutti coloro che lavorano in azienda e non un semplice slogan inventato per far bella figura con i clienti e scritto sul sito. Una Mission solo dichiarata, e non realmente perseguita può addirittura avere effetti controproducenti, poiché crea aspettative che poi non vengono mantenute, a tutto danno della Reputazione aziendale.

Altro discorso è invece la Vision. Questa compete unicamente al titolare (o ai soci), poiché non risponde più alla domanda del dove vuole andare l’azienda (ovvero la Mission) ma al “perché” vuol andare proprio lì. E’ il motivo più profondo per cui l’imprenditore ha aperto l’azienda e che non dovrebbe avere a che fare solo con gli utili, ma dovrebbe contenere anche un beneficio per la collettività (per esempio “rendere la vita più semplice grazie ai nostri prodotti” oppure “salvaguardare l’ambiente riducendo l’inquinamento”).

Un organigramma chiarisce alle persone chi è il loro referente diretto, ovvero da chi devono prendere indicazioni. Questo dovrebbe impedire gli spiacevoli casi di “ordini incrociati” (due responsabili o due titolari che danno indicazioni opposte al collaboratore) o di “scavalcamenti” (titolare che impartisce ordini direttamente all’operaio invece di darli al suo responsabile di produzione). Dovrebbe anche favorire la comunicazione orizzontale, ovvero tra vari reparti, specificando l’iter da seguire da quando arriva un ordine a quando viene evaso e il cliente paga.

Ecco perché l’organigramma va appeso in ogni reparto e ciascun collaboratore può utilizzarlo se si accorge che quello schema di accordi non sta venendo rispettato (in teoria potrebbe anche far notare al titolare che sta scavalcando il suo responsabile e che quindi sta danneggiando l’organizzazione aziendale).

Ovviamente come in tutte le cose serve buon senso, per evitate di diventare un’azienda bloccata dalle regole e dalle procedure. Ecco quindi a cosa servono i Valori Aziendali: a “lubrificare” gli ingranaggi rendendo anche il buon senso qualcosa di condiviso tra chi opera seguendo regole e schemi aziendali.

Se un organigramma non produce questi risultati, di fatto non si ha un organigramma ma un foglio con delle caselle e dei nomi dentro. Spazzatura che ingombra i cassetti.

Per fare un buon organigramma di una PMI dovrebbero bastare due o tre giorni, non di più. Andrà poi regolarmente modificato ed aggiornato per renderlo costantemente attuale o per migliorarne la fruibilità da parte di tutti.

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