Come delegare in maniera efficace

Usando una metafora potremmo dire che il più delle volte chi dirige un’azienda o un reparto si comporta come un autista che debba fare lunghi viaggi ma che sia convinto di essere il solo a saper guidare o a conoscere la strada.

In effetti il più delle volte è proprio così. Chi più di lui conosce le cose o possiede quella abilità nell’ottenere risultati in tempi rapidi?

Eppure, ci sarà un momento cruciale in cui dovrà necessariamente lasciare il posto di guida del suo veicolo a qualcun altro. Potrebbe capitare che questa persona non sappia neppure guidare, ovvero che gli manchino persino le basi relative a quel lavoro (pensiamo al primo impiego di un ragazzo appena uscito dalla scuola). In questo caso il problema principale sarà fargli un po’ di scuola guida, senza arrabbiarsi se ogni tanto l’auto si spegne o se non va veloce quanto noi.

Oppure potrebbe capitare che qualcuno sappia già guidare, ma che non conosca le strade quanto noi che viaggiamo tutti i giorni.

Questo caso è anche il più interessante. Si tratta di quella persona che già lavora nello stesso settore da anni o addirittura che lavora già da tempo con noi, ma con cui la delega sembra spesso fallire.

Saper guidare, quindi avere le conoscenze specialistiche, non sempre significa conoscere la strada, ovvero l’obiettivo da ottenere.

Per prima cosa quindi è importante definire il risultato. Ovvero comunicare alla persona dove vogliamo arrivare. Di sicuro se non dico all’autista la destinazione del viaggio, la conseguenza sarà che dovrò costantemente indicargli la strada: “Qua gira a destra, sempre dritto, poi al semaforo a sinistra…”.

A lungo andare, più che il gestore,  si finisce col fare l’ammaestratore di uomini: “Vieni qui, sposta quegli scatoloni, preparami quei due preventivi, fai le fatture, chiama il tal cliente, digli questo…”.

Il non chiarire prima dove si va, rende impossibile una vera delega e la trasforma nella famosa “delega al fattorino”, di fatto una finta delega che sovraccarica chi la fa e frustra chi la riceve.

Supponiamo ora che, seduto a fianco del tuo autista, gli abbia comunicato la città in cui vuoi arrivare. Sarà questo sufficiente a farlo arrivare? Probabilmente no. Avrà infatti bisogno di una cartina stradale o di un navigatore satellitare, ovvero di strumenti.

Gli strumenti sono le varie attrezzature:

–       In amministrazione: computer, archivi, indirizzi, mansionari.

–       In produzione: ogni attrezzo utile per svolgere la propria mansione.

–       Nel commerciale: Report, target di competenza (territoriale o di settore), data base.

E così via.

Ma per qualunque reparto gli strumenti sono anche di natura “intangibile”: riunioni, organigramma funzionale, statistiche, giochi etc.

Anche con tutti gli strumenti a disposizione la persona potrebbe però bloccarsi. Quante volte, pur con una piantina in mano capita di perdersi? Oppure il navigatore potrebbe non essere aggiornato su una variazione della strada per lavori in corso. Ecco che a quel punto avrebbe senso il tuo intervento, un consiglio, un’indicazione per sbloccarlo. La tua esperienza di anni!

Già saremmo ad una fase avanzata della delega, in cui la persona, seguendo i cartelli o utilizzando gli strumenti a disposizione, potrebbe cavarsela autonomamente nella maggior parte dei casi.

Facendo altri due o tre viaggi assieme, avresti ottime possibilità di farlo andare autonomamente le volte successive, lasciandoti libero di poter affiancare qualcun altro per un viaggio diverso. A questo punto, dalla delega operativa (tu al suo fianco) potresti passare a quella di responsabilità, dove è sufficiente verificare di tanto in tanto che le cose vadano bene.

Ovviamente se ci dedichiamo solo a gestire le emergenze, a tappare i buchi, a far fronte alle crisi entreremo nel vicolo cieco del “faccio io che faccio prima”. Una soluzione pratica nell’immediato ma che porterà nel medio-lungo periodo a de-responsabilizzare gli altri, sovraccaricando noi stessi.