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Delega: come pianificare il lavoro dei collaboratori

Due degli strumenti strumenti più potenti che un imprenditore ha per coinvolgere i propri collaboratori sono senza dubbio le riunioni motivanti (puoi leggere qui un articolo dedicato alle riunioni con i venditori, ma i concetti vanno bene anche per le riunioni in generale) e gli incontri individuali.

Gli incontri con le singole persone servono soprattutto per pianificare il lavoro e le priorità, ma anche per dimostrare che nei loro confronti c’è un interesse che va oltre il mero aspetto organizzativo. Si parte dai responsabili intermedi, che in linea di massima dovrebbero essere: quello amministrativo, quello della produzione (o della logistica se l’azienda non produce in senso stretto) e quello commerciale. In alcune realtà potremmo avere anche un responsabile del personale, dell’ufficio tecnico o del marketing. Ricordiamo la regola aurea per cui Il titolare (o ciascun socio) può occuparsi in prima persona solo di uno di questi settori. Diversamente si ritroverà ben presto oberato da cose pratiche da sbrigare e smetterà di fare il suo vero lavoro, ovvero l’imprenditore.

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Il controllo di gestione in una PMI

Nel mettere controllo su tutti i numeri della tua azienda dovresti attenerti alla più banale -quanto trascurata- delle verità: il fine di ogni attività consiste nell’ottenere entrate superiori alle uscite. Questo comporta che ogni spesa dovrebbe essere fatta rispondendo prima a questa domanda: che tipo di entrata genererà?

Investo per fare il capannone nuovo. Bene. Quanto incasserò in più grazie al capannone nuovo? Assumo una nuova persona. Quanto mi dovrà rendere in più questa persona per coprire i costi del suo inserimento? Cambio il gestionale. Quanto mi farà produrre in più il gestionale nuovo?

Se le risposte a queste domande sono vaghe abbiamo un problema: stiamo sperperando la ricchezza della nostra azienda. Inizia quindi a cambiare il tuo punto di vista, considerando i soldi che spendi come un investimento che deve portare ad un risultato chiaro: maggior entrate per l’azienda.

La nostra attenzione però non dovrebbe essere rivolta solo alle uscite, bensì anche alle entrate.

Ci si concentra quasi totalmente sul “produrre” o sul “vendere” dimenticando che il fine di queste attività sta negli incassi. E così si scopre che in azienda nessuno è incaricato di recuperare i crediti, oppure chi è incaricato non lo sa fare. Questa superficiale gestione delle entrate porta spesso l’imprenditore a diventare schiavo dei fidi bancari, sperperando così ulteriore ricchezza. Ma l’affidarsi in modo “pigro” alle banche, così come la scarsa attenzione al recupero crediti o agli acquisti fatti, sono solo alcuni dei modi in cui si possono erodere gli utili.

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Il pannello di controllo di una PMI

Il titolare di una PMI deve essere abile nel “prevedere” il futuro a breve/medio termine, pianificando tutto lo sforzo dell’azienda (Commerciale, Produttivo e Amministrativo) con un margine di almeno 6 mesi e aggiornando le previsioni costantemente (almeno ogni mese).

Per fare questo serve un Pannello di Controllo Strategico che è la pianificazione finanziaria di tutta l’azienda che comprenda 3 aree:

– l’andamento del flusso di cassa

– una previsione dell’andamento del magazzino in base alla previsione delle vendite

– una previsione della redditività dell’azienda

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