Azioni pratiche, Pianificazione ed organizzazione

Come fare un organigramma

L’organigramma in un’azienda è uno strumento indispensabile, soprattutto se dopo averlo creato viene effettivamente utilizzato.

Partiamo dagli aspetti più semplici, ovvero dalla sua struttura grafica, che può essere tranquillamente fatta utilizzando programmi come word o excel.

Se parliamo di una PMI al vertice andranno posti i nomi dei soci (oppure dell’Amministratore o del Direttore Generale). Sotto, su una stessa linea, andranno invece identificati i vari Responsabili intermedi. L’ordine da sinistra a destra dovrà avere una sua logica, perché dovrà rappresentare l’effettivo flusso produttivo dell’azienda, da quando entra un ordine del cliente a quanto il prodotto o il servizio è consegnato effettivamente al cliente ed è stato così saldato.

Quindi per un’azienda classica il flusso dovrebbe partire dall’ufficio che crea le strategie finanziare, ovvero quello del Responsabile Amministrativo. Questo non è il posto dove semplicemente vengono fatte le fatture, ma rappresenta la “Testa” dell’azienda, da cui successivamente partiranno le strategie, monitorate con il controllo di gestione.

A sinistra dell’organigramma quindi per prassi viene messa l’Amministrazione ed il nome del Responsabile. Se presente, qui va inserito anche il reparto delle Risorse Umane, con il nome di chi si occupa non solo della parte burocratica (buste paga, permessi, etc) ma anche della selezione e dell’organizzazione. Per strutture molto piccole queste funzioni potrebbero essere tutte sotto la stessa persona, ma il consiglio è sempre quello di dividere i ruoli nettamente, anche se doveste avere solo due persone in questo reparto.

Quindi del reparto Amministrativo potremmo inserire i nomi ed i ruoli specifici di altre figure, quali i responsabili della fatturazione, della gestione delle banche, del recupero crediti.

Subito dopo, andando verso destra lungo il flusso dell’organigramma, avremo il reparto degli Acquisti. A seconda dell’azienda questo reparto potrà essere più o meno strategico. Quindi potreste dover inserire il nome di un Responsabile che si occupa solo di questo aspetto, suddividendo gli acquisti strategici (per esempio delle materie prime) da quelli di routine (ad esempio la cancelleria o materie di scarso utilizzo).

Continuando a creare la prima linea, andando sulla destra, potreste avere un ufficio tecnico, o di ricerca e sviluppo. In realtà questo reparto, anche quando non esiste sulla carta o come ufficio, dovrebbe esistere in un’azienda. Potrebbe essere “nella testa” dell’imprenditore, ma questo non significa che non debba essere inserito in un organigramma.

Proseguendo troveremo uno dei reparti più importanti, ovvero quello della Produzione. Anche chi offre servizi ha un reparto “Produzione”, che non deve essere necessariamente visto come quello di un’azienda metalmeccanica. Si produce anche in uno studio di architetti, o nell’ufficio di un commercialista. L’importante è designare un responsabile per questo reparto, e non lasciare che si “auto-gestisca”.

Nelle aziende in cui la produzione è più complessa potrebbe esserci anche un magazzino (e relativo responsabile, che sarà gerarchicamente sotto il Responsabile di Produzione) e un reparto controlloqualità (sia in entrata, per verificare i semilavorati acquistati all’esterno, che in uscita sui prodotti da consegnare al cliente). Infine, sempre legato alla produzione, ci potrebbe essere la logistica, ovvero un reparto spedizioni merci, con relativo responsabile.

Sul lato più a destra dell’organigramma si pone reparto commerciale, che include sia il responsabile marketing che il responsabile vendite (se le due persone non coincidono).

Il marketing in realtà andrebbe sempre separato dalle vendite, poiché le sue finalità sono diverse (sebbene complementari). Una PMI commette un errore fatale se trascura il proprio marketing o se lo confonde con il “fare un po’ di pubblicità”.

Sotto al direttore vendite potrebbero esserci degli area manager o dei venditori. La divisione andrebbe fatta per aree geografiche di competenza o per settori/prodotti trattati.

Terminata la “prima linea” di responsabili l’ideale sarebbe stabilire (e scrivere) i risultati principali che tali reparti devono ottenere, in termini qualitativi e quantitativi. Questo non deve essere confuso con il budget annuale, ma deve rappresentare la “rotta” da seguire, senza che questa possa essere confusa, reinterpretata o addirittura osteggiata da qualcuno.

Una volta definiti tali risultati per ciascun reparto si potrà procedere ad inserire i nomi ed i ruoli di tutti coloro che lavorano nei vari settori, dando sempre un ordine “gerarchico”, in cui sia chiaro a chi deve riportare colui che nell’organigramma si trova più in basso e a chi deve dare indicazioni/insegnare/delegare colui che si trova più in alto..

In questo modo avremo due flussi:

– da sinistra a destra, che rappresenta i passaggi ideali che dovrebbero avvenire all’interno dell’azienda affinché tutto proceda senza intoppi.

– da sopra a sotto (e viceversa) per comprendere quali sono invece i flussi comunicativi, ovvero a chi chiedere e a chi rispondere, senza che avvengano “scavalcamenti”, “incroci” o altre distorsioni tipiche delle aziende in cui i ruoli non sono chiari o non sono affidati alle persone giuste.

Un organigramma, lo abbiamo detto più volte, non è un foglio di carta da tenere in un cassetto o da appendere nell’ufficio del capo, ma è uno strumento “vivo”, da collocare in ogni reparto e da utilizzare tutte le volte che vi sono intoppi nei vari flussi, per capire dove o chi ha causato tale intoppo.

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Leggi anche “Come si fa un organigramma funzionale

(Fabrizio Cotza)
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Informazioni su Fabrizio Cotza

Sono un BusinessMan Angel, ovvero affianco imprenditori, manager e professionisti nella gestione della loro attività. Ho fondato e dirigo due società di consulenza e formazione, All Winners e Formazione Sovversiva. Dal 2009 sono Presidente del Network di aziende eccellenti Winner Group. Ho fondato nel 2015 Happy Academy, un progetto senza fine di lucro che aiuta i ragazzi ad inserirsi nel mondo del lavoro. Ho scritto "Per fortuna c'è la crisi!" e il "Libro SalvaVita". Contatti e maggiori informazioni: www.fabriziocotza.com f.cotza@all-winners.it

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